Årshjul (DOC) (PDF)                      

                                                                                              
  1. Miljøstyringen er integrert i kommunens styringssystem som fra 01.01.09 bruker Balansert Målstyring som styringsverktøy.
  2. ISO 14001 stiller i tillegg en del særskilte krav. Oversiktsdokumentet nedenfor viser hhv ISO kravene i venstre og Overhalla kommunes løsning i høyre kolonne.
 
Kravene til miljøstyringssystem etter ISO 14001:2004
Løsning for Overhalla kommune
4.1 Generelle krav
Organisasjonen skal etablere, dokumentere, iverksette, vedlikeholde og kontinuerlig forbedre et miljøstyringssystem i henhold til kravene i denne standarden og fastslå hvordan den vil oppfylle disse kravene.
 
Organisasjonen skal fastsette og dokumentere omfanget av sitt miljøstyringssystem.
4.1 Generelle krav  
4.1.1 Kommunens miljøstyringssystem framgår av dette dokumentet.
4.1.2 Miljøstyringssystemets omfang: Kommunens sentrale styringssystem (dvs. politisk nivå og 
rådmannsnivået pluss alle enhetsledere (selve ”ISO-sertifiseringen” omfatter altså ikke deler lenger ut i enhetene).
 
4.2 Miljøpolitikk
Den øverste ledelsen skal fastsette organisasjonens miljøpolitikk og sikre at miljøpolitikken innenfor det fastsatte omfanget av miljøstyringssystemet
a) Er hensiktsmessig for typen, omfanget og
     miljøpåvirkningene av organisasjons aktiviteter,
     produkter og tjenester,
b)   Omfatter en forpliktelse til kontinuerlig forbedring og forebygging av forurensning,
c)   Omfatter en forpliktelse til å tilfredsstille aktuelle lovbestemte krav og andre krav som organisasjonen pålegger seg angående dens miljøaspekter,
d)  Gir rammen for å fastsette og gjennomgå miljømål og -delmål,
e)  Er dokumentert, iverksatt og vedlikeholdt,
f)  Er kommunisert til alle som arbeider for eller på vegne av organisasjonen, og
g)  Er tilgjengelig for allmennheten
4.2 Miljøpolitikk
Jf. Kommuneplan
4.3 Planlegging
4.3 Planlegging
4.3.1 Miljøaspekter
Organisasjonen skal etablere, iverksette og vedlikeholde prosedyre(r)
a)    For å identifisere miljøaspektene ved dens aktiviteter, produkter og tjenester innenfor det fastsatte omfanget av miljøstyringssystemet som den kan kontrollere, og de som den kan påvirke, når en tar hensyn til planlagte og nye utviklinger, eller nye eller endrede aktiviteter, produkter og tjenester, og
b)   For å fastslå hvilke aspekter som har eller kan ha vesentlige påvirkning på miljøet (dvs vesentlige miljøaspekter).
 
Organisasjonen skal dokumentere denne informasjonen og holde den ajour.
 
Organisasjonen skal sikre at det blir tatt hensyn til vesentlige miljøaspekter når den etablerer, iverksetter og vedlikeholder sitt miljøstyringssystem
4.3.1 Miljøaspekter
4.3.1.1 Miljøaspekter og vesentlige miljøaspekter er fastsatt i K-sak 109/12  
 
(Vesentlig:) Naturmangfold 
(Vesentlig:) Innkjøp og avfall           
(Vesentlig:) Energi
(Vesentlig:) Klimagassutslipp
(Vesentlig:) Overhalla barne- og ungdomsskole (byggeprosjekt)
(Vesentlig:) Skage barnehage (byggeprosjekt)
 
4.3.1.2 Prosedyrer for a) å identifisere miljøaspekter og b) å fastslå hvilke miljøaspekter som er vesentlige: Skjer årlig i forbindelse med ledelsens gjennomgang etter pkt. 4.6 nedenfor, etter en vurdering/tilråding fra miljø- og landbruksforvaltningen i MNR.
 
4.3.2 Lovbestemte krav og andre krav
 
Organisasjonen skal etablere, iverksette og vedlikeholde prosedyre®
a)    For å identifisere og ha tilgang til aktuelle lovbestemte krav og andre krav som organisasjonen pålegger seg angående dens miljøaspekter, og
b)    For å fastslå hvordan disse kravene angår dens miljøaspekter.
 
Organisasjonen skal sikre at det blir tatt hensyn til aktuelle lovbestemte krav og andre krav som organisasjonen pålegger seg når den etablerer, iverksetter og vedlikeholder sitt miljøstyringssystem.
4.3.2 Lovbestemte krav og andre krav
 
 
Lovoversikt (lover, forskrifter, andre krav)
 
 
I Overhalla kommunes saksbehandling vedrørende anskaffelser skal det gjøres vurdering av livssykluskostnader og miljømessige konsekvenser jf. lov om offentlige anskaffelser §6
4.3.3 Mål, delmål og program(mer)
Organisasjonen skal etablere, iverksette og vedlikeholde dokumenterte miljømål og –delmål for relevante funksjoner og nivåer i organisasjonen.
 
Målene og delmålene skal om mulig være målbare, og de skal være i samsvar med miljøpolitikken, inklusive forpliktelsene til forebygging av forurensning, i samsvar med aktuelle lovbestemte krav og andre selvpålagte krav, og til kontinuerlig forbedring.
 
Når organisasjonen etablerer og gjennomgår sine mål og delmål, skal den ta hensyn til lovbestemte krav og andre krav som den pålegger seg, og til dens vesentlige miljøaspekter. Den skal også vurdere de tekniske valgmuligheter, dens økonomiske, driftsmessige og forretningsmessige krav, og oppfatningene til berørte parter.
 
Organisasjonen skal etablere, iverksette og vedlikeholde program(mer) for å oppnå sine mål og delmål. Programmet/-ene skal omfatte
a)    Angivelse av ansvar for å oppnå mål og delmål for aktuelle funksjoner og nivåer i organisasjonen, og
b)     Virkemidlene og tidsrammen for å oppfylle dem.
4.3.3 Mål, delmål og program(mer)
 
4.3.3.1 Mål og Delmål: Jf. Kommuneplan
 
 
4.3.3.2 Program(mer): Handlingsprogram for miljøarbeidet (del av kommunens økonomiplan 2014-2017)
 

 

4.4 Iverksetting og drift
4.4 Iverksetting og drift
4.4.1 Ressurser, oppgaver, ansvar og myndighet
Ledelsen skal sikre tilgang på de nødvendige ressurser for å etablere, iverksette, vedlikeholde og forbedre miljøstyringssystemet. Ressursene omfatter menneskelige ressurser og spesielle ferdigheter, teknologi og økonomiske ressurser.
 
Oppgaver, ansvar og myndigheter skal fastsettes, dokumenteres og kommuniseres for å tilrettelegge for effektiv miljøstyring.
Organisasjonens øverste ledelse skal peke ut en eller flere representant(er) for ledelsen som, uavhengig av annet ansvar, skal ha fastsatte oppgaver, ansvar og myndighet til å
a)  sikre at miljøstyringssystemet er etablert, iverksatt og vedlikeholdt i henhold til kravene i denne standarden, 
b)   rapportere til den øverste ledelsen om      miljøstyringssystemets virkningsgrad for      gjennomgang, inklusive anbefalinger om forbedringer.
4.4.1 Ressurser, oppgaver, ansvar og myndighet
 
4.4.1.1 Ansvarsplassering: Jf "Handlingsprogram for miljøarbeidet” 
 
4.4.1.2 Andre ansvarsplasseringer finnes i herværende dokument pkt. 4.3, 4.4, 4.5 og 4.6. 
 
4.4.1.3. Ledelsens representant: 
 
4.4.2 Kompetanse, opplæring og bevissthet
Organisasjonen skal sikre at enhver person som utfører oppgaver for den eller på dens vegne som organisasjonen kjenner til kan forårsake vesentlig(e) miljøpåvirkning(er), er kompetente med hensyn til relevant utdanning, opplæring eller erfaring. Organisasjonen skal oppbevare dokumentasjonen som angår dette.
 
Organisasjonen skal identifisere opplæringsbehov tilknyttet sine miljøaspekter og sitt miljøstyringssystem. Den skal tilby opplæring eller på annen måte foreta seg det som trengs for å tilfredsstille disse behovene, og den skal oppbevare angjeldende dokumentasjon.
 
Organisasjonen skal etablere, iverksette og vedlikeholde prosedyre for å gjøre personer som arbeider for den eller på dens vegne klar over
a)  viktigheten av overensstemmelse med miljøpolitikken og prosedyrene, og med kravene i miljøstyringssystemet,
b)  de vesentlige miljøaspekter og beslektede reelle og potensielle miljøpåvirkninger i tilknytning til arbeidet, og de miljømessige fordelene ved forbedrede personlige prestasjoner,
c)   deres oppgaver og ansvar når det gjelder å oppnå overensstemmelse med kravene i miljøstyringssystemet,
d)   de mulig følger av avvik fra fastsatte prosedyrer
4.4.2 Kompetanse, opplæring og bevissthet
4.4.2.1 Miljøopplæring inngår som del av introduksjon av nytilsatte jf.Retningslinjer for introduksjon av nytilsatte. (DOC) (PDF)
4.4.2.2 For øvrig vurderes, planlegges og iverksettes behovet for tiltak a) fortløpende og b) periodisk i forbindelse med ledelsens gjennomgang etter pkt. 4.6.
Ansvarlig: Rådmannen
Oversikt over opplæringstiltak  (DOC) (PDF)  
 
 
 
 
Ansvarlig for å utføre miljøopplæring i kommunen: 
  • Miljø- og landbruksforvaltningen i MNR
  • Grønn Hverdag i Nord-Trøndelag.
  • Andre (for eksempel vil enhetsledere gi en viss miljøinformasjon m.v. til ansatte) 
 
 
 
 
4.4.3 Kommunikasjon
Organisasjonen skal med hensyn til sine miljøaspekter og sitt miljøstyringssystem etablere, iverksette og vedlikeholde prosedyre for
a) intern kommunikasjon mellom de forskjellige nivåer og funksjoner i organisasjonen,
b) å motta, dokumentere og besvare aktuell kommunikasjon fra eksterne berørte parter.
 
Organisasjonen skal vedta om de skal kommunisere utad om sine vesentlige miljøaspekter, og vedtaket skal dokumenteres. Dersom vedtaket er å kommunisere, skal organisasjonen etablere og iverksette metode for denne eksterne kommunikasjonen.
4.4.3 Kommunikasjon
4.4.3.1 Prosedyre intern kommunikasjon: Intranettsider, ordinære ledermøter og personalmøter (skal framgå skriftlig av referater og innkallinger)
Ansvarlig: Rådmannen og enhetsledere
 
4.4.3.2 Prosedyre for ekstern kommunikasjon: Kommunen skal kommunisere utad om sine vesentlige miljøaspekter ved:
1) Kommunens årsmelding
2) Kommunens hjemmeside
Ansvarlig: Rådmannen
Vedtak  (DOC) (PDF)om ekstern kommunikasjon
 
 4.4.3.3 Prosedyre for å motta, dokumentere og besvare aktuell informasjon fra eksterne berørte parter: Ivaretas etter generelle regler om offentlig forvaltning (inkl. miljøinformasjonsloven).
 
4.4.4 Dokumentasjon

Dokumentasjonen av miljøstyringssystemet skal omfatte

a)  miljøpolitikken, miljømålene og –delmålene,
b)  en beskrivelse av omfanget av miljøstyringssystemet
c)  en beskrivelse av hovedelementene i miljøstyringssystemet og deres samspill, og referanse til tilhørende dokumenter,
d)  dokumenter, inklusive registreringer, som kreves av denne standarden, og
e)  dokumenter, inklusive registreringer som organisasjonen har besluttet er nødvendige for å sikre effektiv planlegging, drift og styring av prosesser som angår dens vesentlige miljøaspekter

4.4.4 Dokumentasjon
 
4.4.4.1 Dette oversiktsdokumentet er selv en del av dokumentasjonen etter 4.4.4 og henviser til hvor dokumentasjon for øvrig finnes.
Ansvarlig for ajourhold av samleoversikt: Ledelsens representant etter 4.4.1 ovenfor.
 
4.4.4.2.Ad c): Miljøstyringssystemet er en integrert del av kommunens ordinære styringssystem som består av
1)    Planverk: kommuneplanenøkonomiplanhandlingsplanårsbudsjett/årsplan inkludert (styringskort i Balansert Målstyring når dette er innført), ”Handlingsprogram for miljøarbeidet i Overhalla kommune” (DOC) (PDF) og  dette oversiktsdokumentet.
2)     Strategisk plan for miljø- og landbruksforvaltning i Midtre Namdal 3)     Måling, evaluering, rapportering: Årsmelding (DOC) (PDF)  og registreringer i tilknytning til rullering av ”Handlingsprogram for miljøarbeidet i Overhalla kommune"”.
4)    Kommunens Intranett (som omfatter retningslinjer, prosedyrer m.v.), og kommunens hjemmeside
 
4.4.4.3 Styringssystemet rulleres etter kommuneloven kap. 8 og herunder rulleres ”Handlingsplan for måloppnåelse” en gang pr. år. 
4.4.5 Dokumentstyring
Dokumenter som kreves av miljøstyringssystemet og av denne standarden, skal styres. Registreringer er en spesiell type dokument, og de skal styres i henhold til kravene i 4.5.4.
 
Organisasjonen skal etablere, iverksette og vedlikeholde prosedyre for å
a)    Godkjenne dokumenter med hensyn til tjenlighet før utgivelse
b)    Gjennomgå og hvis nødvendig oppdatere og godkjenne dokumenter på nytt,
c)     Sikre at endringer og status som gjeldende versjon av dokumenter blir identifisert,
d)     Sikre at relevante versjoner av angjeldende dokumenter er tilgjengelige der de skal brukes,
e)     Sikre at dokumenter forblir leselige og lett identifiserbare,
f)     Sikre at dokumenter med eksternt opphav som organisasjonen har besluttet er nødvendige for planlegging og drift av miljøstyringssystemet, er identifisert, og at distribusjonen er styrt, og
g)     Hindre utilsiktet bruk av foreldede dokumenter og å identifisere dem på en egnet måte dersom de for noe formål blir beholdt.
4.4.5            Dokumentstyring
4.4.5.1   Alle dokumenter i miljøstyringssystemet skal årlig gjennomgås for å se om de er oppdaterte og tilstrekkelige. Dette skjer i forbindelse med internrevisjon. Ansvarlig: Rådmannen
4.4.5.2   Alle dokumenter i dette systemet som utstedes eller revideres av Overhalla kommune, skal godkjennes av rådmannen eller enhetsledere.
4.4.5.3    Det skal framgå av dokumentet når det ble utstedt/sist revidert.
4.4.5.4    Siste endring skal framgå av dokumentet med kursiv.
4.4.5.5    Ugyldige dokumenter makuleres så fremt arkivbestemmelser m.v. ikke tilsier annet. (Hvis ugyldige dokumenter ikke er makulert, skal det framgå av dokumentet at det ikke gjelder)
4.4.5.6    Eksterne dokumenter håndteres etter generelle bestemmelser for kommunal forvaltning.
4.4.6 Driftskontroll
Organisasjonen skal, i henhold til sin miljøpolitikk, sine miljømål og –delmål, identifisere og planlegge de operasjonene som er forbundet med identifiserte vesentlige miljøaspekter, for å sikre at de utføres under fastsatte betingelser, ved å
a) Etablere, iverksette og vedlikeholde dokumentert(e) prosedyre for å kontrollere situasjoner hvor fravær av slik(e) prosedyre kan medføre avvik fra miljøpolitikken, miljømålene og –delmålene, og
b) Angi driftskriterier i prosedyren(e), og
c)  Etablere, iverksette og vedlikeholde prosedyrer i tilknytning til de identifiserte vesentlige miljøaspektene forbundet med varer og tjenester som organisasjonen bruker, og kommunisere aktuelle prosedyrer og krav til leverandører, inklusive kontraktspartnere.
4.4.6 Driftskontroll
 
4.4.7 Beredskap og innsats
Organisasjonen skal etablere, iverksette og vedlikeholde prosedyre for å identifisere mulige nødssituasjoner og mulige ulykker som kan påvirke miljøet, og hvordan organisasjonen eventuelt vil reagere.
 
Organisasjonen skal reagere på faktiske nødssituasjoner og ulykker og forebygge eller redusere påfølgende uheldige miljøpåvirkninger.
 
Organisasjonen skal periodevis gjennomgå og om nødvendig revidere sin beredskap og sine responsprosedyrer, spesielt etter at ulykker eller nødssituasjoner har inntruffet.
 
Organisasjonen skal også periodevis prøve ut slike prosedyrer når dette er praktisk mulig.
4.4.7 Beredskap og innsats
 
Kommunens prosedyrer for beredskap og innsats, se:
 

1. Kommunens hjemmeside

 

2. Kommunens Kvalitetssystem (intranett)
(kommunens intranett er ikke direkte tilgjengelig fra kommunens hjemmeside).

 

4.5 Kontroll
4.5 Kontroll
4.5.1 Overvåking og måling
 
Organisasjonen skal etablere, iverksette og vedlikeholde prosedyre for regelmessig å overvåke og måle de viktigste egenskapene ved sin drift som kan ha vesentlig miljøpåvirkning. Prosedyren(e) skal omfatte dokumentering av informasjon for å overvåke prestasjon, aktuelle styringstiltak og overensstemmelse med organisasjonens miljømål og -delmål.
Organisasjonen skal sikre at kalibrert og verifisert overvåkings- og måleutstyr blir benyttet og vedlikeholdt, og den skal oppbevare tilhørende registreringer.
4.5.1 Overvåking og måling
 
 
 
4.5.2 Samsvarsvurdering
4.5.2.1 I henhold til sine forpliktelser til samsvar skal organisasjonen etablere, iverksette og vedlikeholde prosedyre(r) for periodevis å vurdere samsvar med aktuelle lovbestemte krav.
 
Organisasjonen skal oppbevare registreringer av resultatene av de periodevise vurderingene.
 
4.5.2.2 Organisasjonen skal vurdere samsvar med andre krav som den pålegger seg. Den kan om ønskelig kombinere denne vurderingen med vurdering av å overholde lovbestemmelser i henhold til 4.5.2.1, eller den kan etablere egen/egne prosedyre.
 
Organisasjonen skal oppbevare registreringer av resultatene av de periodevise vurderingene.
4.5.2 Samsvarsvurdering
Samsvarsvurdering skjer periodisk i forbindelse med internrevisjon og ellers løpende dersom overvåking eller målinger etter pkt. 4.5.1 gjør det aktuelt.
 
Ansvarlig: Rådmannen og enhetsledere
(Elektronisk avvikssystem vil bli vurdert)
 
4.5.3 Avvik, korrigerende tiltak og forebyggende tiltak
Organisasjonen skal etablere, iverksette og vedlikeholde prosedyre® for å håndtere aktuelle og potensielle avvik og for å iverksette korrigerende tiltak og forebyggende tiltak. Prosedyren(e) skal fastsette krav for å
a)     identifisere og rette avvik og iverksette tiltak for å redusere miljøpåvirkningene,
b)    granske avvik, fastslå årsak(er) og iverksette tiltak for å hindre at de skjer igjen,
c)     vurdere behovet for tiltak for å forebygge avvik og iverksette egnede tiltak for å forebygge at de skal oppstå,
d)     registrere resultatene av gjennomførte korrigerende og forebyggende tiltak, og
e)    gjennomgå nytteverdien av gjennomførte korrigerende tiltak og forebyggende tiltak.
 
Gjennomførte tiltak skal samsvare med størrelsen på problemene og de påviste miljøpåvirkningene.
 
Organisasjonen skal sikre at det blir gjort nødvendige endringer av dokumentasjonen av miljøstyringssystemet.
4.5.3 Avvik, korrigerende tiltak og forebyggende tiltak
Avvikshåndtering skjer periodisk som del av rullering av handlingsprogrammet og ellers forløpende dersom overvåking og måling etter pkt. 4.5.1 og samsvarsvurdering etter pkt. 4.5.2 gjør det aktuelt.
 
 
 
 
4.5.4 Kontroll med registreringer
Organisasjonen skal etablere og vedlikeholde de nødvendige registreringer for å påvise overensstemmelse mellom kravene i miljøstyringssystemet og denne standarden og de oppnådde resultatene.
 
Organisasjonen skal etablere, iverksette og vedlikeholde prosedyre for å identifisere, lagre, beskytte, gjenfinne, beholde og slette registreringer.
 
Registreringer skal være og forbli leselige, identifiserbare og sporbare.
 
4.5.4 Registreringer
 
4.5.4.1 Kommunen oppbevarer alle vesentlige miljørapporter og –registreringer elektronisk, og de fleste ligger ute på kommunens Web-sider.
4.5.4.2 Oppbevaring skjer ellers etter generelle regler for offentlig forvaltning.
 
 
4.5.5 Intern revisjon
Organisasjonen skal sikre at det blir gjennomført intern revisjon av miljøstyringssystemet med planlagte intervaller for å
a) fastslå om miljøstyringssystemet
1) er i overensstemmelse med planlagte ordninger for miljøstyring, inklusive kravene i denne standarden, og
2)er ordentlig iverksatt og vedlikeholdt, og
b) fremskaffe informasjon om resultatene av revisjonene til ledelsen.
 
Revisjonsprogram(mer) skal planlegges, etableres, iverksettes og vedlikeholdes av organisasjonen idet en tar hensyn til de(n) miljømessige betydning(er) av den aktuelle driften og resultatene av tidligere revisjoner.
 
Det skal etableres, iverksettes og vedlikeholdes revisjonsprosedyre som tar for seg
- ansvar og krav tilknyttet planlegging og gjennomføring av revisjoner, rapportering av resultater og oppbevaring av angjeldende registreringer,
- fastsetting av revisjonskriterier, omfang, hyppighet og metoder.
Valg av revisorer og gjennomføring av revisjoner skal sikre objektivitet og upartiskhet i revisjonsprosessen.
4.5.5. Intern revisjon
 
4.5.5.1. Internrevisjon skjer en gang hvert år (se årshjulet s. 1)
Ansvarlig: Rådmannen
 
 
 
(For rapport/referater fra revisjoner se hjemmeside under styringsdokumenter, miljøstyringssystem: ”Rapporter og avvik”.)
4.6 Ledelsens gjennomgåelse
Organisasjonens øverste ledelse skal gjennomgå miljøstyringssystemet med planlagte mellomrom for å sikre at det fortløpende er velegnet, tilstrekkelig og virkningsfullt. Gjennomgåelsene skal omfatte vurdering av muligheter for forbedring og behovet for endringer av miljøstyringssystemet, inklusive miljøpolitikken og miljømål og –delmål. Registreringene fra ledelsens gjennomgåelse skal oppbevares.
 
Grunnlaget for ledelsens gjennomgåelse skal omfatte
a) resultater av interne revisjoner og vurderinger av samsvar med lovbestemte krav og andre krav som organisasjonen pålegger seg,
b) henvendelse fra eksterne berørte parter, inklusive klager,
c) organisasjonens miljøprestasjon,
d) i hvilken grad mål og delmål er oppnådd,
e) status for korrigerende og forebyggende tiltak,
f) oppfølgingstiltak etter ledelsens tidligere gjennomgåelser,
g) endrede forutsetninger, inklusive utvikling med hensyn til lovbestemte krav og andre krav som angår dens miljøaspekter, og
h) anbefalinger om forbedringer.
Resultatene av ledelsens gjennomgåelse skal omfatte alle beslutninger og tiltak som angår mulige endringer av miljøpolitikk, miljømål, -delmål og andre elementer av miljøstyringssystemet, i henhold til forpliktelsen til kontinuerlig forbedring.
4.6 Ledelsens gjennomgåelse
 
4.6.1. Skjer en gang hvert år etter internrevisjon.(se årshjulet s.1)
Ansvarlig: Rådmannen
 
(For rapport/referater fra ledelsens gjennomgåelse se hjemmeside under styringsdokumenter, miljøstyringssystem: ”møtereferater”.)


Aktuelle lenker