Etiske retningslinjer i Overhalla kommune

Overhalla kommune stiller strenge krav til sine medarbeideres opptreden og handlemåte slik at ingen skal kunne trekke i tvil ansattes rettskaffenhet og pålitelighet.

Medarbeiderne skal være seg bevisste at de danner grunnlaget for innbyggernes tillit og holdning til kommunen. De skal derfor ta aktiv avstand fra og bekjempe enhver uetisk forvaltningspraksis.

Enhver ansatte eller politiker i Overhalla kommune har et selvstendig ansvar for å utnytte arbeidstiden effektivt.

Ledere på alle nivå har et særlig ansvar for å tydeliggjøre og skape aksept for etisk forsvarlig atferd.

Forvaltningslovens kap. 2, samt kommunelovens §40 nr. 3, gir bestemmelser om habilitet som gjelder for alle ansatte og folkevalgte i kommunen. Alle saksbehandlere og folkevalgte i kommunen må gjøre seg kjent med denne loven og forholde seg i samsvar med lovens bestemmelser.

Kommunens folkevalgte og ansatte skal unngå å komme i situasjoner som kan medføre konflikt mellom kommunens interesser og personlige interesser. Dette kan også gjelde tilfeller som ikke rammes av forvaltningslovens habilitetsbestemmelser.

Dersom personlige interesser kan påvirke avgjørelsen i en sak en har faglig ansvar for eller forøvrig deltar i behandlingen av, skal en ta dette opp med overordnede.

Eksempler på slike mulige interessekonflikter kan være:

• Forretningsmessige forhold til tidligere arbeidsgiver eller arbeidskolleger.
• Lønnet bierverv som kan påvirke ens arbeid i kommunen.
• Engasjement i interesseorganisasjon eller politisk virksomhet som berører forhold som den enkelte arbeider med i kommunen.
• Personlige økonomiske interesser som kan føre til at vedkommende medarbeider kommer i en konkurransesituasjon eller lojalitetskonflikt i forhold til kommunens virksomhet.
• Familiære- og andre nære sosiale forbindelser.

Medarbeidere i Overhalla kommune plikter å underrette arbeidsgiver om bistillinger eller bierverv vedkommende har eller senere påtar seg. Gjeldende arbeids-/ansettelsesreglement inneholder ytterligere bestemmelser om dette.

Samtlige medarbeidere i Overhalla kommune er i henhold til forvaltningslovens § 13 pålagt taushetsplikt.

Taushetsplikten gjelder også etter at vedkommende har avsluttet tjenesten eller arbeidet. Hun/han kan heller ikke utnytte taushetsbelagte opplysninger i egen virksomhet eller i tjeneste eller arbeid for andre. I tillegg til forvaltningslovens regler om taushetsplikt gjelder bestemmelser gitt i diverse særlover.

Fortrolige opplysninger som mottas i forbindelse med behandling av saker i kommunen , må respekteres og ikke brukes til personlig vinning.

Overhalla kommune forventer at kommunens medarbeidere bidrar til å gi en korrekt og fullstendig informasjon om kommunens virksomheter og forskjellige tjenester.

All informasjon som gis i forbindelse med virksomhet for kommunen, skal være korrekt og pålitelig og ikke med hensikt gis tvetydig formulering.

a) Personlige fordeler:

Folkevalgte og ansatte i kommunen skal unngå personlige fordeler og gaver av en art som kan påvirke, eller være egnet til påvirke handlinger, saksforberedelser eller vedtak.

Dette gjelder likevel ikke gaver av ubetydelig verdi, så som reklamemateriell, blomster o.l. Gaver omfatter ikke bare materielle gjenstander men også andre fordeler, f.eks i form av personlige rabatter ved kjøp av varer og tjenester.

Gaver til en verdi av inntil kr. 400,- pr. kalenderår kan i denne forbindelse mottas (ref. skatteloven).

b) Gaver

Tilbud om "gaver" for å innta et bestemt standpunkt i enkeltsaker skal avslås og rapporteres via nærmeste overordnede til rådmannen og kommunerevisjonen. Folkevalgte rapporterer tilsvarende til ordføreren.

Ved tilbud om gaver o.l. som har et omfang som går ut over disse retningslinjer, skal nærmeste overordnede kontaktes. Mottatte gaver skal returneres avsender sammen med et brev som redegjør for kommunens regler om dette.

Regler for gaver ved runde år, fratredelse i stilling mv. framgår av egne retningslinjer.

c) Representasjon

Moderate former for gjestfrihet og representasjon hører med i samarbeidsforhold og informasjonsutveksling. Graden av slik oppmerksomhet må imidlertid ikke utvikles slik at den påvirker beslutningsprosessen, eller kan gi andre grunn til å tro det.

Invitasjon til informasjonsmøter mv. med tilhørende middag/lunsj arrangert av leverandører/potensielle leverandører tas opp med nærmeste overordnede.

d) Reiser

Reiseutgifter i alle tjenstlige sammenhenger skal dekkes av kommunen. Unntak fra dette prinsippet kan bare skje slik:

• Reiser betalt av potensielle leverandører i forbindelse med innkjøp, rapporteres til rådmannen.
• Øvrige tjenestereiser som betales av andre, avklares med avdelingssjefen.
• "Tjenestereiser" for folkevalgte avklares med ordføreren.

Slike reiser skal ha en klar faglig forankring, og må ikke ha karakter av ren "kundeoppfølging".

e) Innkjøpsrutiner

Overhalla kommunes innkjøpsinstruks og instruks for kontrahering av bygge- og anleggsarbeider skal følges i detalj. (Under utarbeidelse)

Overhalla kommunes rekvisisjon, attestasjons- og anvisningsrutiner skal følges i detalj. Rekvisisjon til private uttak skal ikke forekomme.

Dersom det i løpet av et år blir mange "strøjobber", skal det vurderes å innhente pristilbud for å unngå at det kjøpes tjenester fra ett firma av "gammel vane".

f) Rabattordninger

Medarbeidere i Overhalla kommune kan gjøre seg bruk av rabatter gitt av firma som på bakgrunn av kundeforhold til Overhalla kommune gir slike rabatter. Det forutsettes at slike rabatter gis til alle ansatte. Det skal være utarbeidet en tilgjengelig oversikt over bedrifter som gir slike rabatter til alle ansatte.

Medarbeidere i Overhalla kommune skal ikke benytte kommunen eller kommunens navn for å oppnå spesielle - eller leveringsbetingelser i forbindelse med personlige innkjøp hos kommunens kunder eller leverandører.

Bruk av kommunens maskiner, biler og annet utstyr kan bare skje i samsvar med fastsatte retningslinjer.

a) Leiebiler

Kommunens leiebiler skal generelt ikke tillates brukt til private eller utenomtjenestestelige formål.

Følgende unntak kan gjøres:

• Leiebiler kan tillates nyttet i forbindelse med aktiviteter i regi av bedriftsidrettslaget.
• Leiebiler kan tillates nyttet i forbindelse med velferdsvirksomhet, som organiseres og ledes av arbeidsgiver.

b) Mobiltelefoner

Kommunale mobiltelefoner tillates ikke nyttet til private formål.

c) Parkering av kommunale biler hjemme

Kommunale biler skal etter endt tjeneste parkeres på anviste steder. Kun i spesielle tilfeller når tjenesten krever det eller det er fordelaktig for kommunen, kan tjenestebiler medbringes hjem etter endt tjeneste. Slik hjemmeparkering avklares med nærmeste overordnede.

Uregelmessigheter og mistanke om sådanne skal rapporteres nærmeste overordnede som tar opp saken med avdelingssjef/rådmann. Oppfølging av slike saker skal rapporteres til kommunerevisjonen.

Ledere på alle nivå har et særlig ansvar for å følge opp at medarbeidere er kjent med og etterlever kommunes etiske retningslinjer.

Enhver medarbeider i Overhalla kommune skal informere og søke råd hos nærmeste overordnede i saker som kan ha innvirkning på kommunens anseelse og den tillit kommunen nyter i ulike sammenhenger.

Saks-/journalnr.: 3412 /96003091 .